Papiereinsparung dank Digitaler Personalakte

Weiter geht's zum Jahresmotto “Für Klimaschutz, der allen nutzt” der Caritas Deutschland. Wir bleiben heute noch mal bei technischem Fortschritt in der Geschäftsstelle - morgen sind wir dann wieder draußen in der Natur.

Im Januar 2022 wurde nämlich die “Digitale Personalakte” eingeführt. Dadurch sparen wir eine Menge Papier ein, denn Verträge werden beispielsweise nur noch in einfacher Ausfertigung gedruckt. Diese erhält die*der neue Mitarbeitende, wir archivieren den digitalen Scan. Auch zusätzliche Dokumente wie Lebensläufe oder Qualifizierungsnachweise heften wir digital ab.
Weitere Vorteile: Die Dokumente sind für die Personalverwaltung per SharePoint überall verfügbar, also auch im Mobilen Arbeiten. Die Volltextsuche erleichtert das Finden von Dokumenten. Der Datenschutz ist noch höher. Und wir sparen Zeit, Briefumschläge wie auch Portokosten, da Unterlagen zwischen den Einrichtungen per Mail verschickt werden können.

Noch nicht umgesetzt, aber bereits in Planung, ist zudem die “Digitale Gehaltsabrechnung” - bei knapp 1.000 Mitarbeitenden ist hier eine riesengroße Papierersparnis in Aussicht.